同じExcelでもここまで変わる。帳票・データ入力を87％短縮。

「帳票がバラバラで見通せない」「同じ内容を何度も手入力」「本当に合っているか、確認に時間がかかっている」──そんな課題、続けますか？

● 経緯

あるクライアント企業(顧客)から相談を受けました。

運送業を営んでおり、3つのExcelと1つのクラウドサービスに対して、ほぼ同じ内容を毎回入力しています。作業時間がかかり、ヒューマンエラーが発生する事もあり先方にご迷惑をかけることも・・・。

今回は、作業の効率化と精度向上を目的に「請求書発行」と「売上のリアルタイム管理」を実現するExcelシートの再設計を行いました。

（本当はアプリ作った方が早いのですが、お客様のご要望に沿う形で今回はExcelです）

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● 課題の整理

・入力先が4種類（Excel3種＋クラウド）

・すべてにほぼ同じ内容を手入力・手計算（計算関数はほぼ入っていない）

・項目が多く、入力者ごとに必要な情報も異なる

・アプリ開発はコスト面と現場対応のハードルが心配

● 取り組み内容

・全帳票とクラウドのデータ項目を洗い出し

・共通項目約60件を整理し、現場にヒアリングし実用的な40項目に絞り込み

・Excel内で入力者ごとに必要な項目だけが見えるようにグループ化機能採用

・1画面で完結する構成を維持しつつ、操作ミスを防ぐ設計に

● 成果

・40項目を一元入力することで、帳票とクラウドの情報を自動反映

・マクロやシート分割不要、1シートで完結

・10日間のテスト運用で大きなトラブルはゼロ

・離れた地域のクライアントでもスムーズに導入（初回は対面ヒアリング）

・作業短縮時間は87％見込み（1日4時間から、1日30分程度へ）

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● 今後の運用スケジュール

　初月 　　　：　従来のやり方＋新シートで並行運用

　2～3ヶ月 　：　付け合わせ確認を経て信頼性を検証

　4ヶ月目以降：　新シートへ完全移行予定

● よくあるご相談

・アプリにするほどではないが、現状のやり方は限界

・現場が変化に対応できるか不安

・作業は煩雑なのに、費用はかけられない

● ご興味を持っていただいた方へ

「Excelでここまでできるの？」と驚かれることが多いご支援です。

弊社の強みは「使いやすいこと」です。

なるべくシンプルに、たとえ担当者が変わっても継続できる設計で作れます。

貴社に合わせた形での設計が可能ですので、まずは今の帳票や入力手順を見せていただければ、改善の糸口をご提案できます。

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　1. メインとなる入力画面　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　

　右の明細は、特定の取引先だけに使うものも統合しました

　2. すべて自動計算される個別集計　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　

（リアルタイム集計の実現）

　3. 設定画面を設けました　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　

関数に盛り込まず、いつでも変更できるように別画面を設けました。

今はロックをかけて弊社へ連絡をもらい設定変更しています。

現場が馴染んだら管理者に本シートの解除パスワードをお伝えします。

お困りごとや悩みごとなどあればお気軽にご相談ください。

まずは信頼関係を築くことから始めます。

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